A ata é um documento que narra o que ocorre na assembleia condominial. Deve-se restringir apenas aos fatos discutidos e pode ser lavrada no momento da realização da assembleia, como também pode ser feita posteriormente, devendo ser lida e aprovada na próxima assembleia. Cabe ao presidente nomear o secretário, ao qual cabe a missão de lavrar – dar andamento – a ata.
Não existe uma forma padrão de confecção do documento, entretanto, é necessário que conste as seguintes informações:
- Dia, mês, ano e hora da assembleia, preferencialmente por extenso;
- Local da assembleia;
- Lista de presença com o número do apartamento e assinatura dos condôminos presentes;
- Presidência dos trabalhos;
- Pessoa que secretariou os trabalhos;
- Ordem do dia;
- Deliberação com as respectivas votações;
- Encerramento;
- Assinatura do presidente e do secretário.
A presidência dos trabalhos não deve ser dada ao síndico – muitas convenções, inclusive, proíbem isto. A assembleia deve ser realizada no local indicado no edital de convocação, evitando-se realizá-la em apartamentos de condôminos.
A presença de locatários, antes permitida pela Lei 4.591/64 (revogado o seu capítulo I), só ocorre caso estes estejam devidamente habilitados por procuração com poderes específicos. O condômino em débito não tem direito de participar da assembleia e é proibido o voto do condômino que tenha interesse direto na matéria a ser votada.
O voto deve ser proporcional à fração ideal de cada unidade, salvo disposição em contrário à Convenção, e cabe ao presidente o voto de desempate. Não se deve deliberar a cerca de assuntos não constantes da pauta, nem mesmo sob o argumento de “assuntos gerais”, os quais não são cabíveis em Assembleias Extraordinárias.